La petite caisse ou la caisse d’avance, comme son nom l’indique, est le fonds qui permet de faire face aux petites dépenses professionnelles. C’est le fonds ou l’argent liquide qu’une entreprise garde en main pour payer les petites dépenses, comme les frais d’affranchissement, les remboursements, les fournitures de bureau, la nourriture ou les boissons, etc.
On peut aussi dire que ce sont les dépenses qu’une entreprise paie sans faire de chèque. Ou lorsque l’entreprise estime qu’il n’est pas raisonnable d’émettre un chèque. Il n’y a pas de montant fixe qu’une entreprise conserve comme petite caisse. Au contraire, le montant varie d’une entreprise à l’autre en fonction de sa taille. Les entreprises ont généralement une petite caisse entre 50 et 500 €.
La petite caisse est une exception à deux contrôles internes de base que les entreprises utilisent pour protéger une partie de l’argent contre le vol et la fraude. Ces deux contrôles sont : le dépôt de l’argent à la banque au fur et à mesure qu’elle reçoit de l’argent et l’utilisation d’un chèque pour effectuer un paiement. En ce qui concerne la petite caisse, les entreprises gardent l’argent en main (pas dans une banque). De même, les paiements sont effectués en espèces et non par chèque. Le but est clair, il s’agit de faire face à de petites dépenses.
Petite caisse. Comment ça marche ?
Les entreprises conservent habituellement la petite caisse dans un tiroir ou une boîte. Elles désignent également un dépositaire chargé de surveiller la caisse. La responsabilité du dépositaire est de libérer le paiement, de demander des réapprovisionnements et de maintenir les pièces justificatives.
Même si le montant est faible, cela ne signifie pas que tout le monde peut accéder à la petite caisse et à n’importe quelle fin. Plusieurs entreprises le prennent très au sérieux et pratiquent des contrôles stricts pour gérer la caisse. Très peu de personnes ont l’autorité d’utiliser le fonds. En outre, les entreprises définissent par ailleurs les activités pour lesquelles le montant du fonds peut être utilisé.
À côté du dépositaire, une entreprise peut aussi avoir un petit caissier. Le petit caissier est chargé d’émettre un chèque sur le petit compte, de passer des écritures comptables et de gérer le compte. S’il y a une petite caisse, alors le dépositaire est responsable d’effectuer le paiement et de recueillir les reçus pour les achats.
Avoir les deux, un dépositaire et un caissier, assure la sécurité des fonds et le bon fonctionnement du montant de la petite caisse.
Comptabilité
Les entreprises tiennent un compte de grand livre, de petite caisse pour enregistrer toutes ces transactions. De plus, les entreprises tiennent des pièces justificatives de petite caisse pour garder une trace de chaque paiement effectué, y compris le montant, l’article et la date.
Le caissier de la petite caisse évalue généralement le compte à la fin de chaque mois. Le caissier utilise les pièces justificatives et le compte de grand livre pour vérifier si le montant restant sur le compte correspond à l’argent en main. À tout moment, la somme des pièces justificatives ou des reçus plus l’argent restant doit être égale au solde initial du fonds.
Après l’évaluation, le caissier réapprovisionne la caisse pour le mois suivant. Une entreprise utilise son compte courant ou son compte chèque pour alimenter la petite caisse. L’écriture de journal pour transférer le fonds est de débiter le petit compte et de créditer le compte bancaire. Un dépositaire peut demander à réapprovisionner le fonds même avant la fin du mois si le solde de la petite caisse tombe en dessous d’un niveau prédéfini.
Un point à noter est qu’il n’y a pas d’écriture de journal pour les dépenses de la petite caisse. Cependant, pour chaque réapprovisionnement, une écriture de journal est effectuée. Chaque fois qu’il y a un manque ou un excès dans le compte/balance de la petite caisse, les écritures de journal nécessaires. Ainsi, outre le réapprovisionnement, des écritures de journal sont effectuées chaque fois qu’il y a une erreur dans le solde de la petite caisse.
Compte caisse court
Caisse court est un compte similaire au compte de résultat. On peut également l’utiliser pour enregistrer les ventes quotidiennes. Par exemple, un détaillant peut l’utiliser pour comparer les ventes régulières en espèces avec les liquidités dans le tiroir. Tout écart, excédent ou déficit, est enregistré dans le compte de caisse court. S’il y a un manque, il y a un débit, et s’il y a un excédent (recettes), il y a un crédit.
Avec la croissance de l’entreprise, une entreprise peut aussi décider d’augmenter le montant de base de la petite caisse. L’augmentation du montant nécessitera une écriture de journal, et elle serait semblable à l’écriture de réapprovisionnement.
Comment établir une petite caisse ?
Toute entreprise doit suivre les étapes suivantes pour établir une petite caisse :
Établir un budget
La première chose, et la plus cruciale, est de définir le montant de la petite caisse. Pour cela, l’entreprise doit examiner les dépenses passées pour déterminer le montant de la caisse. Une entreprise peut également décider de diviser la petite caisse par département, ou d’avoir une seule caisse pour l’entreprise. L’entreprise doit aussi décider d’un calendrier de réapprovisionnement de la caisse. Cela pourrait être mensuel, ou lorsque le solde du fonds tombe en dessous d’un seuil défini.
Prendre des dispositions pour enregistrer les transactions
La prochaine chose à faire est de prendre des dispositions pour enregistrer les transactions. Une entreprise peut décider d’enregistrer l’opération sur une feuille de calcul ou utiliser un logiciel de comptabilité. En outre, une entreprise doit imprimer des pièces justificatives pour garder une trace des paiements. En outre, il faut prendre des dispositions pour obtenir les reçus des dépenses. Ces pièces justificatives et ces reçus aident à évaluer et à gérer la petite caisse.
Assigner l’accès
Une personne est rendue responsable de la supervision de la caisse, y compris le suivi des dépenses et les dépenses d’argent. En outre, l’entreprise doit indiquer clairement les employés qui peuvent utiliser le fonds. Ces employés doivent contacter le dépositaire lorsqu’ils ont besoin d’argent pour leurs petites dépenses. Tout autre employé qui a besoin de petite caisse doit généralement obtenir la permission du gestionnaire.
Sécuriser la petite caisse
La petite caisse doit être conservée dans une boîte ou un tiroir. La clé de la caisse ou du tiroir ne devrait se trouver qu’auprès du dépositaire. Une clé supplémentaire pourrait être avec le gestionnaire, aussi, des copies des registres faites en cas d’accident ou de suppression.
